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一、行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。
二、至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。 函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。 “函”的寫法同時要注意以下幾點：
1、要嚴格按照公文的格式寫“函”。
2、“函”的內容必須專一、集中。 一般來說，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。
3、“函”的內容必須真實、準確。
4、“函”的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答復的問題，向有關主管部門請求批準的事宜寫清楚就行。
5、發“函”都是有求于對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批準。因此，要求“函”的語言要求樸實，語氣要懇切，態度要謙遜。
6、“函”的結尾，一般常用“即請函復”、“特此函達”、“此復”等慣用語，有時也不用。
